広告文、商品説明、原稿。外に出す文章には、使えない表現や文字数の上限など、守るべき決まりがあります。人の目で毎回確かめていると、本数が増えたところで必ず漏れが出ます。当社が実際に回している、公開前の自動チェックの考え方を紹介します。
まず、ルールを1か所に書き出す
自動にする前に必要なのは、ルールを文書にすることです。担当者の頭の中にある「これはダメ」を、全部書き出します。
- 使えない表現(誇張した言い切り、根拠のない「No.1」など)
- 使える記号と使えない記号
- タイトルや本文の文字数の上限
- 冒頭に置いてはいけない内容
出す先によって決まりが違う場合は、出し先ごとのルールを1つのルール集にまとめ、どの文章にどのルールを当てるかを決めておきます。
公開前に、プログラムで確かめる
ルール集ができたら、文章をプログラムに通し、引っかかった箇所と理由を一覧で返すようにします。文字数のように数えるものは、人が数えるとほぼ確実にずれます。ここは機械に任せるのが正解です。
- 使えない表現: 何件あったか、どこにあったか
- 記号: 使えないものが入っていないか
- 文字数: 上限を超えていないか
- 重複: ほかの文章と同じ文面になっていないか
同じ文面の使い回しを防ぐ
たくさんの文章を定期的に更新していると、同じ言い回しが増えていきます。使った言い回しを台帳に残し、次の文章を作るときに重ならないようにします。
人は「判断」に集中する
チェックを機械に任せると、人は「この文章で相手が動くか」という判断に時間を使えます。当社の運用では、月30,000件規模の更新を、このルールとチェックで回しています。
文: CREACT Co., Ltd.